Contoh Minit Mesyuarat Lengkap

Mesyuarat adalah elemen penting dalam pengurusan organisasi atau persatuan. Minit mesyuarat yang lengkap dan teratur menjadi dokumen yang berharga untuk merekodkan perbincangan, keputusan, dan tindakan yang diambil dalam mesyuarat. Dalam artikel ini, kita akan meneroka pelbagai contoh minit mesyuarat yang dapat dijadikan panduan untuk menyediakan minit mesyuarat yang lengkap dan efektif.

Contoh Minit Mesyuarat

Contoh Minit Mesyuarat Persatuan

Persatuan memerlukan mesyuarat yang teratur untuk membincangkan hal-hal berkaitan dengan pengurusan dan aktiviti persatuan. Minit mesyuarat persatuan harus merekodkan maklumat penting seperti tarikh, masa, lokasi, peserta, agenda, perbincangan, dan keputusan yang dibuat.

Berikut adalah contoh format minit mesyuarat persatuan:

Tajuk Mesyuarat

Mesyuarat Agung Tahunan Persatuan Mahasiswa ABC

Tarikh, Masa, dan Tempat

Tarikh: 10 Mac 2023 Masa: 2.00 petang – 5.00 petang Tempat: Dewan Kuliah A, Universiti XYZ

Peserta

1. Encik Ahmad (Pengerusi)
2. Puan Siti (Naib Pengerusi)
3. Cik Fatimah (Setiausaha)
4. Encik Rosli (Bendahari)
5. Encik Razak (Ahli Jawatankuasa)
6. Cik Aminah (Ahli Jawatankuasa)
7. Encik Zul (Ahli Biasa)
8. Cik Suraya (Ahli Biasa)

Agenda

1. Ucapan Pembukaan oleh Pengerusi
2. Minit Mesyuarat Agung Tahunan Lepas
3. Laporan Tahunan oleh Setiausaha
4. Laporan Kewangan oleh Bendahari
5. Pemilihan Ahli Jawatankuasa Baharu
6. Hal Ehwal Semasa
7. Lain-lain Hal

Perbincangan dan Keputusan

1. Ucapan Pembukaan oleh Pengerusi
   • Pengerusi membuka mesyuarat dan mengalu-alukan semua peserta.
   • Beliau menekankan kepentingan mesyuarat ini dalam menyemak dan merangka aktiviti persatuan untuk tahun hadapan.

2. Minit Mesyuarat Agung Tahunan Lepas
   • Minit mesyuarat lepas telah diedarkan kepada semua peserta sebelum mesyuarat.
   • Peserta telah membaca dan mengesahkan minit tersebut sebagai tepat.
   • Minit mesyuarat lepas diterima pakai.

3. Laporan Tahunan oleh Setiausaha
   • Setiausaha membentangkan laporan tahunan aktiviti persatuan sepanjang tahun lepas.
   • Laporan mencakupi pelbagai aktiviti yang telah dijalankan, termasuk program kemasyarakatan, aktiviti kebudayaan, dan sumbangan kepada masyarakat.
   • Laporan tahunan diterima pakai oleh peserta mesyuarat.

4. Laporan Kewangan oleh Bendahari
   • Bendahari membentangkan laporan kewangan persatuan bagi tahun lepas.
   • Laporan menunjukkan kedudukan kewangan yang sihat dengan baki wang tunai sebanyak RM 25,000.
   • Laporan kewangan diterima pakai oleh peserta mesyuarat.

5. Pemilihan Ahli Jawatankuasa Baharu
   • Mesyuarat telah memilih ahli jawatankuasa baharu untuk tempoh dua tahun.
   • Encik Ahmad telah dilantik semula sebagai Pengerusi.
   • Cik Fatimah dilantik sebagai Setiausaha baharu menggantikan Puan Siti.
   • Encik Rosli kekal sebagai Bendahari.
   • Dua Ahli Jawatankuasa baharu adalah Encik Azmi dan Cik Mariam.

6. Hal Ehwal Semasa
   • Perbincangan mengenai perancangan aktiviti persatuan untuk tahun hadapan.
   • Cadangan untuk mengadakan program motivasi untuk ahli persatuan mendapat sokongan peserta.
   • Mesyuarat bersetuju untuk mengadakan program tersebut pada bulan Julai 2023.

7. Lain-lain Hal
   • Tidak ada perkara lain untuk dibincangkan.

Penutup

Mesyuarat telah berakhir pada pukul 5.00 petang. Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua peserta atas penyertaan dan sumbangan idea dalam mesyuarat.

Contoh Minit Mesyuarat Kali Pertama

Mesyuarat kali pertama biasanya diadakan untuk membentuk sesebuah organisasi atau persatuan baharu. Minit mesyuarat kali pertama perlu merekodkan maklumat asas mengenai penubuhan organisasi, objektif, dan struktur organisasi.

Berikut adalah contoh format minit mesyuarat kali pertama:

Tajuk Mesyuarat

Mesyuarat Penubuhan Persatuan Kebajikan XYZ

Tarikh, Masa, dan Tempat

Tarikh: 5 Januari 2023 Masa: 3.00 petang – 5.00 petang Tempat: Dewan Orang Ramai, Bandar ABC

Peserta

1. Encik Ahmad (Pengerusi Mesyuarat)
2. Puan Siti (Setiausaha Mesyuarat)
3. Encik Rosli (Bendahari)
4. Cik Fatimah (Ahli)
5. Encik Razak (Ahli)
6. Cik Aminah (Ahli)

Agenda

1. Pembukaan Mesyuarat dan Ucapan Pengerusi
2. Objektif Penubuhan Persatuan
3. Struktur Organisasi dan Pemilihan Jawatankuasa Protem
4. Perbincangan Aktiviti Awal
5. Penutup

Perbincangan dan Keputusan

1. Pembukaan Mesyuarat dan Ucapan Pengerusi
   • Encik Ahmad membuka mesyuarat dan mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir.
   • Beliau menerangkan tujuan mesyuarat adalah untuk menubuhkan sebuah persatuan kebajikan di kawasan ini.

2. Objektif Penubuhan Persatuan
   • Mesyuarat membincangkan dan bersetuju dengan objektif utama persatuan, iaitu:
     • Menyediakan khidmat kebajikan kepada golongan kurang bernasib baik di kawasan ini.
     • Mengumpul dan mengedarkan bantuan kepada mereka yang memerlukan.
     • Menganjurkan program kemasyarakatan untuk meningkatkan kesedaran sosial.

3. Struktur Organisasi dan Pemilihan Jawatankuasa Protem
   • Mesyuarat telah membincangkan struktur organisasi persatuan.
   • Ahli-ahli mesyuarat bersetuju dengan struktur berikut:
     • Pengerusi
     • Naib Pengerusi
     • Setiausaha
     • Bendahari
     • 3 orang Ahli Jawatankuasa
   • Mesyuarat telah memilih Jawatankuasa Protem seperti berikut:
     • Pengerusi: Encik Ahmad
     • Naib Pengerusi: Puan Siti
     • Setiausaha: Cik Fatimah
     • Bendahari: Encik Rosli
     • Ahli Jawatankuasa: Encik Razak, Cik Aminah

4. Perbincangan Aktiviti Awal
   • Mesyuarat telah membincangkan aktiviti awal yang boleh dilaksanakan oleh persatuan.
   • Cadangan aktiviti termasuk:
     • Mengadakan kempen pengumpulan sumbangan dan barangan keperluan.
     • Mengadakan lawatan dan program bantuan di rumah-rumah orang kurang berkemampuan.
     • Mengadakan kursus kemahiran untuk golongan sasaran.
   • Mesyuarat bersetuju untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti ini dalam tempoh 3 bulan akan datang.

5. Penutup
   • Mesyuarat telah berakhir pada pukul 5.00 petang.
   • Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua peserta atas sumbangan idea dan komitmen mereka.

Contoh Minit Mesyuarat Terkini

Minit mesyuarat terkini merekodkan perbincangan dan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat semasa. Ia perlu disiapkan dengan segera selepas mesyuarat selesai dijalankan.

Berikut adalah contoh format minit mesyuarat terkini:

Tajuk Mesyuarat

Mesyuarat Bulanan Jawatankuasa Persatuan Kebajikan XYZ

Tarikh, Masa, dan Tempat

Tarikh: 10 April 2023 Masa: 3.00 petang – 5.00 petang Tempat: Pejabat Persatuan, Bandar ABC

Peserta

1. Encik Ahmad (Pengerusi)
2. Puan Siti (Naib Pengerusi)
3. Cik Fatimah (Setiausaha)
4. Encik Rosli (Bendahari)
5. Encik Razak (Ahli Jawatankuasa)
6. Cik Aminah (Ahli Jawatankuasa)

Agenda

1. Pembukaan Mesyuarat dan Ucapan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas
3. Laporan Aktiviti Semasa
4. Perbincangan Isu Semasa
5. Perancangan Aktiviti Akan Datang
6. Lain-lain Perkara
7. Penutup

Perbincangan dan Keputusan

1. Pembukaan Mesyuarat dan Ucapan Pengerusi
   • Pengerusi membuka mesyuarat dan menyambut baik kehadiran semua ahli jawatankuasa.
   • Beliau menekankan kepentingan mesyuarat ini dalam menilai prestasi semasa dan merancang aktiviti akan datang.

2. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas
   • Minit mesyuarat lepas telah diedarkan kepada semua ahli sebelum mesyuarat.
   • Ahli-ahli telah membaca dan mengesahkan minit tersebut sebagai tepat.
   • Minit mesyuarat lepas diluluskan.

3. Laporan Aktiviti Semasa
   • Setiausaha membentangkan laporan aktiviti yang telah dijalankan sepanjang bulan lepas.
   • Aktiviti tersebut termasuk pengagihan bantuan makanan kepada 50 keluarga, lawatan ke rumah orang kurang berkemampuan, dan program gotong-royong di kawasan perumahan.
   • Mesyuarat mengalu-alukan laporan tersebut dan bersetuju bahawa aktiviti-aktiviti ini perlu diteruskan.

4. Perbincangan Isu Semasa
   • Bendahari melaporkan bahawa persatuan sedang menghadapi masalah kekurangan dana untuk menjalankan aktiviti.
   • Mesyuarat berbincang mengenai kaedah mengumpul lebih banyak sumbangan dan dana.
   • Ahli jawatankuasa bersetuju untuk mengadakan kempen pengumpulan sumbangan di kawasan perumahan setempat.

5. Perancangan Aktiviti Akan Datang
   • Mesyuarat telah membincangkan dan merangka aktiviti-aktiviti yang akan dilaksanakan dalam bulan-bulan akan datang.
   • Aktiviti yang dirancang termasuk program motivasi untuk golongan kurang berkemampuan, gotong-royong membersihkan kawasan, dan karnival kebajikan.
   • Tarikh pelaksanaan aktiviti-aktiviti ini akan ditentukan kemudian.

6. Lain-lain Perkara
   • Tidak ada perkara lain untuk dibincangkan.

7. Penutup
   • Mesyuarat telah berakhir pada pukul 5.00 petang.
   • Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli atas sumbangan dan komitmen mereka.

Contoh Minit Mesyuarat Kerajaan

Minit mesyuarat kerajaan perlu merekodkan perbincangan dan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat yang melibatkan agensi atau jabatan kerajaan. Format minit tersebut biasanya lebih formal dan teratur.

Berikut adalah contoh format minit mesyuarat kerajaan:

Tajuk Mesyuarat

Mesyuarat Penyelarasan Projek Pembangunan Luar Bandar

Tarikh, Masa, dan Tempat

Tarikh: 15 Mei 2023 Masa: 10.00 pagi – 12.30 tengah hari Tempat: Bilik Mesyuarat, Pejabat Daerah ABC

Peserta

1. Encik Ahmad (Pengerusi – Pegawai Daerah)
2. Puan Siti (Setiausaha – Penolong Pegawai Daerah)
3. Encik Rosli (Jabatan Kerja Raya)
4. Cik Fatimah (Jabatan Pertanian)
5. Encik Razak (Jabatan Kemajuan Masyarakat)
6. Cik Aminah (Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional)
7. Encik Zul (Wakil Penduduk Kampung)

Agenda

1. Pembukaan Mesyuarat oleh Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas
3. Pembentangan Status Projek Pembangunan Luar Bandar
4. Perbincangan Isu dan Cabaran Pelaksanaan Projek
5. Cadangan Penyelarasan dan Pelaksanaan Tindakan
6. Penutup

Perbincangan dan Keputusan

1. Pembukaan Mesyuarat oleh Pengerusi
   • Encik Ahmad membuka mesyuarat dengan mengucapkan selamat pagi kepada semua peserta.
   • Beliau menjelaskan tujuan mesyuarat adalah untuk menyelaraskan projek pembangunan luar bandar di kawasan tersebut.

2. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas
   • Minit mesyuarat lepas telah disemak oleh semua peserta sebelum mesyuarat bermula.
   • Tiada sebarang pembetulan yang perlu dibuat pada minit tersebut.
   • Minit mesyuarat lepas telah diluluskan.

3. Pembentangan Status Projek Pembangunan Luar Bandar
   • Setiap jabatan dan agensi memberikan laporan mengenai status projek pembangunan luar bandar yang sedang dijalankan.
   • Laporan-laporan tersebut merangkumi kemajuan projek, cabaran yang dihadapi, dan cadangan penambahbaikan.
   • Peserta mesyuarat berbincang mengenai cara untuk meningkatkan kerjasama antara agensi dan mempercepatkan pelaksanaan projek-projek tersebut.

4. Perbincangan Isu dan Cabaran Pelaksanaan Projek
   • Beberapa isu dan cabaran dikenal pasti semasa perbincangan, termasuk kekurangan sumber manusia, masalah kewangan, dan kelulusan permit.
   • Peserta mesyuarat mencadangkan langkah-langkah untuk mengatasi cabaran tersebut, seperti meningkatkan latihan staf, mencari sumber kewangan tambahan, dan mempercepatkan proses kelulusan.

5. Cadangan Penyelarasan dan Pelaksanaan Tindakan
   • Selepas perbincangan yang panjang, peserta mesyuarat bersetuju untuk menyelaraskan usaha-usaha mereka dalam melaksanakan projek-projek pembangunan luar bandar.
   • Tindakan yang akan diambil termasuk membuat jadual kerja yang terperinci, menetapkan matlamat yang jelas, dan memantau kemajuan projek secara berkala.
   • Setiap agensi bertanggungjawab untuk melaksanakan tindakan yang telah dipersetujui.

6. Penutup
   • Mesyuarat berakhir pada pukul 12.30 tengah hari.
   • Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua peserta atas sumbangan idea dan komitmen mereka.
   • Peserta diminta untuk bersedia untuk mesyuarat seterusnya yang akan dijadualkan tidak lama lagi.

Kesimpulan

Minit mesyuarat adalah satu dokumen yang penting dalam setiap pertubuhan atau organisasi. Ia tidak hanya merekodkan perbincangan dan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat, tetapi juga berfungsi sebagai panduan untuk merancang aktiviti akan datang, mengenal pasti isu-isu yang perlu diselesaikan, dan memastikan bahawa semua ahli jawatankuasa atau peserta mesyuarat memahami dengan jelas apa yang telah dibincangkan.

Dengan menggunakan format yang betul dan lengkap, minit mesyuarat boleh menjadi alat yang berguna dalam pengurusan dan pentadbiran sesuatu pertubuhan. Ia membantu dalam pemantauan kemajuan projek, mengenal pasti trend atau corak yang mungkin timbul semasa perbincangan, dan sebagai bukti dokumentasi untuk rujukan pada masa akan datang.

Oleh itu, adalah penting untuk menyediakan minit mesyuarat dengan teliti dan teratur. Setiap butiran perbincangan dan keputusan yang dibuat perlu direkodkan secara terperinci dan tepat. Dengan cara ini, minit mesyuarat dapat berfungsi sebagai alat yang berkesan dalam menjalankan aktiviti organisasi dan memastikan bahawa semua pihak terlibat mempunyai pemahaman yang sama.

Sebagai penutup, kesungguhan dalam penyediaan minit mesyuarat adalah kunci kepada kejayaan sesuatu pertubuhan. Dengan minit mesyuarat yang lengkap dan tepat, ia dapat membantu meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan serta memastikan bahawa semua langkah yang diambil adalah berdasarkan perbincangan dan keputusan yang telah dibuat secara kolektif.

Selamat membaca semuang.com!

Originally posted 2024-04-16 00:00:00.